En este acto de clausura de la bitácora las partes que intervienen contractualmente, convienen en que no habiendo pendiente alguno, se da por terminado el uso de la bitácora, para iniciar el procedimiento de entrega de los trabajos.
El Cierre o Clausura de la Bitácora
En el acto de clausura de bitácora, esto se lleva a cabo, con el asiento final de la última nota, en la que se indica el número, página y tomo con que se concluye y se marca con una raya diagonal el resto de la hoja o foja y se cancele el resto del tomo, quedando invalidado el uso posterior de la bitácora, dando por terminada la relación técnica de campo.
La bitácora de obra original, se deberá entregar para su resguardo y archivo a la gerencia correspondiente de la contratación.
Las Partes que Debe Contener un Asiento o Nota de Bitácora
Las notas de bitácora se clasifican de acuerdo a su finalidad escribiendo en el contenido, el tipo y asunto y dentro de la misma se deberá indicar de la siguiente manera:
La Clasificación de la Nota de Bitácora
- Se informa….
- Se ordena….
- Se autoriza….
- Se certifica….
- Se notifica….
- Se solicita….
- Se aclara….
- Se rectifica….
- Se constata….
- Se acepta….
- Se inconforma….
- Se exige…..
La Descripción del Asunto
La descripción del asunto se deberá realizar en forma clara y precisa en los términos técnicos o administrativos.
La Ubicación de lo que se Quiere Hablar
Se deberá ubicar la posición del elemento o elementos con datos suficientes, definiendo en su caso ejes y de ser necesario se elaborará croquis con la finalidad de evitar errores.
Las Causas del Problema
De forma breve se mencionará el origen y causa del problema con la mayor precisión y deberá estar referida a los planos, normas o especificaciones institucionales que no fueron acatadas ya sea por error, deficiencia u omisión, debiéndose tener plena conciencia y seguridad de las causales del mismo y en el caso de ser necesario se requiriera y se solicitará de peritajes por un especialista en lo concerniente: a mecánica de suelo, geotecnia, estructuras, laboratorios de material como apoyo para su dictamen y alternativas de solución.
La Solución Exigida
Se deberá anotar la solución adecuada para resolver la problemática, asentando todos los datos necesarios para realizar la corrección con base a una especificación correcta y particular y de ser necesario se deberá referir a las guías técnicas de construcción, normativas y lineamientos de la empresa constructora o reglamentos generales.
El Plazo de Ejecución
Toda orden o instrucción para resolver un problema deberá ser precisa estableciendo un plazo máximo para la ejecución de los trabajos, considerando un tiempo adecuado para su solución en forma satisfactoria, se anotará en bitácora la fecha de compromiso conforme al programa de obra.
La Prevención
En el caso de haber detectado o incurrido en un error se deberá detectar las causales y determinar una alternativa de solución para la corrección y ejecución de los trabajos con la secuencia y en el tiempo previsto en los programas pactados en el contrato, aprovechando la experiencia del residente de obra y el superintendente de obra, con la finalidad de evitar se vuelva a presentar este tipo de incidencias en el proceso de la obra.
La Responsabilidad del Asiento de la Nota y la Erogación Económica que Genere
En cumplimiento con lo establecido en la legislación vigente en la materia, además de asentar la forma de cumplimiento de la empresa con lo pactado en el contrato y anexos técnicos, se deberá señalar claramente en la parte final de la nota a quien le corresponde el cargo de los trabajos; por reparaciones, sustituciones o modificaciones.
En el caso que sea con cargo a el contratista será por una inobservancia de un detalle en el plano o en alguna especificación incluida en el proyecto o la omisión de utilizar el material adecuado incluido en su presupuesto; ahora bien en caso de modificación al proyecto fuera de los alcances del contrato serán con cargo al contratante para ello, el residente de obra deberá de cuantificar los volúmenes de material y rendimiento de mano de obra para la elaboración por parte del contratista de los precios unitarios adicionales al contrato o catálogo y con ello en su caso solicitar el convenio modificatorio.
El Croquis Explicativo
Como apoyo al texto se sugiere dibujar uno o los croquis necesarios para lograr una mejor y clara comprensión de algún detalle o especificación particular, en los casos en que se requiera elaborar un croquis más detallado o de mayor tamaño es factible dibujarlo en hoja anexa la cual deberá ser validada por el residente de obra, anexándose a la hoja de bitácora original y copias del mismo, todas en su caso deberán llevar un texto indicativo:
- Ejemplo.
- “este croquis forma parte de la nota de bitácora número 007 de fecha 01 de enero de 2011 clasificada bajo código 0305 asentando además en la misma nota que se anexa en forma engrapada.
- La validación de fotografías se puede realizar en forma similar.
El Seguimiento a las Notas de Bitácora
El residente de obra, vigilará que los plazos establecidos se cumplan en las fechas programadas.
Las Penalizaciones
Las penalizaciones económicas indicadas en el contrato deben ser registradas en la bitácora asentándose los motivos por los cuales se aplican tanto al contratista o en su caso a la supervisión externa.
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