El proceso administrativo que consiste en la liquidación de los trabajos ejecutados por el contratista, con la consecuente extensión de los compromisos contractuales.
Lo conforman tres etapas que son: contable, documental y legal; competen a la residencia de obra, únicamente las dos primeras, las gerencias correspondiente de la empresa constructora que correspondan se encargan de documentar y tramitar la última etapa.
Para las acciones que corresponden a finiquitos, se deberá cumplir conforme a lo establecido en el contrato.
Los documentos que en términos generales conforman el finiquito, son los que se describen a continuación:
La Documentación de los Contratos, Convenios y Prórrogas
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de integrar.
Integrar copias del contrato inicial, con todos los convenios ampliatorios asignados en el transcurso de la obra.
Los Documentos de la Relación de Presupuestos
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de integrar.
La residencia de obra verifica que la totalidad de los presupuestos estén tramitados y aprobados, a fin de estar en condiciones de elaborar la liquidación de la obra. En su caso, coadyuvar al trámite expedito de los documentos pendientes.
Documentos de la Relación de Estimaciones
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de integrar.
Elabora la relación de las estimaciones generadas durante la obra. La residencia de obra verifica que la gerencia correspondiente de control de estimaciones no tenga ninguna estimación en trámite; e incluye la relación de estado contable verificado por la gerencia correspondiente.
La residencia de obra coteja e integra el expediente de finiquito, las hojas generadoras y presupuestos autorizados que avalan las estimaciones de obra.
También deberá integrar la cedulas correctivas aplicadas a estimaciones generadas durante el proceso de obra.
La residencia de obra verifica que la gerencia responsable del control de estimaciones, no tenga cédulas correctivas pendientes y revisa que todas las planteadas hayan sido debidamente aplicadas.
El Acta de Entrega y Recepción de los Trabajos Parciales y la Obra
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de recabar e integrar.
Es el documento que se genera en el acto de entrega total de los trabajos ejecutados a cargo de un mismo contrato. Esta acta debe contener como mínimo lo que se establece en los formatos correspondientes para el finiquito de contratos de obra.
La Carta Finiquito de la Obra
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de integrar.
Es el documento que expide el contratista, liberando a la empresa constructora de las obligaciones generadas por su contrato.
La residencia de obra verifica que sea procedente la emisión de la carta finiquito, emitiendo su autorización.
Los Planos Actualizados del Estado Final de la Obra
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de integrar.
Es el conjunto de planos, resultado final de las actualizaciones que contuvieron las modificaciones efectuadas durante el proceso constructivo, que el contratista elabora en cumplimiento del contrato.
La residencia de obra verifica que todas las modificaciones planteadas en las actualizaciones estén contenidas en los planos, de manera particular, las que se refieran a instalaciones electromecánicas.
Las Fianzas
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de integrar.
Documentos legales que garantizan tanto legal como económicamente los trabajos contra los defectos, vicios ocultos, mala calidad de la obra y cualquier otra responsabilidad que resulte de los trabajos realizados.
La residencia de obra verifica la existencia y vigencia de las fianzas, y constata que amparen en su totalidad las ampliaciones al contrato y ajuste de costo en caso de proceder, debiendo verificar la sustitución de fianzas y/o garantías, para cubrir cualquier responsabilidad en que hubiese incurrido el contratista durante la ejecución de la obra, para finalmente integrarlas al expediente de finiquito.
La Clausura de la Bitácora de Obra
El residente responsable de obra de la empresa constructora, tendrá la acción de clausurar.
Es la acción de certificar la procedencia del finiquito y clausurar la bitácora, responsabilidad de la residencia de obra.
En el acto de clausura de la bitácora, las partes que intervienen contractualmente, es su caso el cliente y la contratista, convienen en que, no habiendo pendiente alguno, se da por terminado el uso de la bitácora.
Esto se lleva a cabo con el asiento de la última nota, en que se asienta el número, página y tomo con que se concluye y marca con una raya el resto de la hoja; finalmente se cancela en resto del tomo quedando inválido el uso posterior de la bitácora.
El documento original de la bitácora de obra, se deberá entregar para su resguardo y archivo, a la gerencia correspondiente, en su caso, o al cliente, según sea el caso, de los servicios e inmueble de construcción.
¿Qué Debe Contener un Expediente Técnico y Administrativo de Obra?, Un buen manejo, clasificación, formateo y cuidado del expediente técnico y administrativo de obra, es indispensable, y por esto el residente de obra debe saber que contiene, y aquí puedes ver todos los documentos.
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