¿Qué Debe Contener un Expediente Técnico y Administrativo de Obra?

Todas las obras de construcción, independientemente de su tamaño, costo, complejidad o uso, son importantes, así como, el óptimo desempeño del equipo de construcción a cargo de la residencia de obra.

Y un buen manejo, clasificación, formateo y cuidado del expediente técnico y administrativo de obra, es indispensable, y por esto el residente de obra debe saber que contiene los siguientes documentos:

Lista General de los Documentos Que Contiene el Expediente de la Obra

Los documentos pueden variar, dependiendo de la ley y regulaciones aplicables, del tamaño y complejidad del proyecto y del país o región donde se esté construyendo.

Documentos del Expediente Cuando Hay Concurso de Obra

1. Estudio de factibilidad.
2. Convocatoria pública.
3. Bases del concurso.
4. Acta primera, la recepción de proposiciones.
5. Acta segunda, el fallo de concurso.
6. Presupuesto base de la dependencia.
7. Dictamen de adjudicación y análisis comparativo de la unidad auditada o proyecto.
8. Constancia de la visita a la obra.
9. Escrito de la garantía de la proposición al concurso.
10. Aviso de inicio de la obra.
11. Actas de recepción de la obra.
12. Certificados de cumplimiento de normas y regulaciones.
13. Permisos y autorizaciones necesarios para la construcción.
14. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación energética.
15. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación LEED.
16. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación BREEAM.
17. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación de accesibilidad para personas con discapacidad.
18. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación ISO 14001.
19. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación OHSAS 18001.
20. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación de cumplimiento de normas de construcción sostenible.
21. Gestión de la documentación necesaria para la obtención de la Certificación de cumplimiento de normas de construcción segura.
22. Gestión de las garantías y seguros necesarios para la ejecución de la obra.
23. Gestión de los contratos y acuerdos con proveedores y subcontratistas.
24. Gestión de los pagos a proveedores y subcontratistas.
25. Gestión de los cambios y modificaciones al proyecto original.
26. Gestión de los plazos de entrega y recepción de la obra.
27. Gestión de los inspecciones y pruebas necesarias para la recepción de la obra.
28. Gestión de los documentos necesarios para la entrega de la obra.
29. Gestión de los documentos necesarios para la recepción de la obra.

Documentos de Carácter Legal del Expediente de Obra

30. Contrato.
31. Catálogo de conceptos.
32. Recibo de cobro del anticipo, en su caso.
33. Programa de obra de concurso y el programa real ejecutado en obra.
34. Programa de avance diario.
35. Relación de maquinaria que se empleó en la obra y programa de utilización de la misma.
36. Fianzas de cumplimiento del contrato y anticipos.

Documentos de Carácter Económico y del Personal del Expediente de Obra

37. Costos horarios.
38. Relación de materiales.
39. Costos básicos de los materiales.
40. Análisis del factor de salario real.
41. Relación de personal.
42. Análisis de indirectos y utilidad.
43. Análisis del costo financiero.
44. Análisis de precios unitarios de concurso.
45. Estados financieros, cuentas certificadas, pólizas cheques o transferencias.
46. Relación de estimaciones pagadas, con sus asientos contables y anticipos otorgados.
47. Análisis de la amortización de los anticipos otorgados en su caso.
48. Estimaciones y números generadores del contrato, desde el inicio a la fecha y al término de la obra.
49. Control de avance físico y financiero.
50. Oficios de solicitud de la contratista para precios unitarios extraordinarios.
51. Análisis de precios unitarios extraordinarios solicitados por la empresa.
52. Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios.
53. Análisis de precios unitarios extraordinarios autorizados.
54. Oficios de solicitud de ajuste de precios unitarios.
55. Oficios de autorización de ajuste de precios unitarios.
56. Análisis de los factores de escalación autorizados.

Documentos de los Elementos Técnicos y Constructivos del Expediente de Obra

57. Especificaciones generales con sus referencias.
58. Especificaciones particulares, de acuerdo al tipo de obra.
59. Planos de concurso y actualizados.
60. Presupuesto detallado de la obra.

Documentos de Carácter Legal, al Término de los Trabajos, del Expediente de Obra

61. Fianzas de vicios ocultos.
62. Convenios adicionales en su caso, su justificación y autorización.
63. Catálogo de conceptos del convenio adicional.
64. Programa de obra del convenio adicional.
65. Fianzas del convenio adicional.
66. Reportes de control de calidad y de puntos de parada.
67. Informes de seguimiento y supervisión de la obra.
68. Correspondencia interna.
69. Bitácora de obra electrónica o en tomos y libros o cuadernos de obra.
70. Oficios de solicitud de la empresa de prórrogas y programas correspondientes.
71. Oficio de autorización de prórrogas y programas correspondientes.
72. Aviso de terminación de obra y terminación de entrega recepción.
73. Acta circunstanciada y finiquito de obra en caso de suspensión o rescisión.
74. Fianza de vicios ocultos, en su caso.
75. Informes de seguridad y salud en el trabajo.
76. Gestión de residuos y desechos generados durante la obra.
77. Documentación sobre el cumplimiento de medidas de sostenibilidad y responsabilidad ambiental.
78. Informes sobre el uso y conservación de los recursos naturales durante la ejecución de la obra.
79. Gestión de los impactos sociales y culturales relacionados con la obra.
80. Gestión de los conflictos y afectaciones relacionadas con la obra.
81. Documentación sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales relacionadas con la obra.
82. Gestión de las relaciones con los proveedores y contratistas.
83. Gestión de la calidad del aire y del agua durante la ejecución de la obra.
84. Gestión de la erosión y conservación del suelo durante la ejecución de la obra.
85. Gestión de la biodiversidad y la conservación de la fauna y la flora durante la ejecución de la obra.
86. Gestión de la energía y los recursos naturales durante la ejecución de la obra.
87. Documentación sobre el cumplimiento de las regulaciones de accesibilidad para personas con discapacidad.
88. Documentación sobre la gestión de la seguridad estructural de la obra.
89. Documentación sobre la gestión de la seguridad contra incendios.
90. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de emergencia.
91. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de desastres naturales.
92. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de ataques terroristas.
93. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de incidentes radiactivos.
94. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de incidentes químicos.
95. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de incidentes biológicos.
96. Documentación sobre la gestión de la seguridad en caso de incidentes nucleares.

Documentos de los Elementos Técnicos y Administrativos, para Entregas Finales, del Expediente de Obra

97. Reporte fotográfico.
98. Reporte y Archivos de Video.
99. Relación de contratos del proyecto de referencia.
100. Secciones topográficas finales de toda la obra.
101. Cambios de proyecto, su justificación y autorización respectiva.
102. Folleto y ficha informativa de la obra y su memoria descriptiva.
103. Análisis de la dosificación de los concretos.
104. Reportes de avance de la obra, de la supervisión.
105. Concentrado de conceptos ejecutados.
106. Concentrado de estimaciones.
107. Registros de compras y contrataciones relacionadas con la obra.
108. Registros de los trabajadores y contratistas que participaron en la obra.
109. Gestión de cambios y modificaciones realizadas durante la ejecución de la obra.
110. Gestión de los riesgos y contingencias relacionadas con la obra.
111. Documentación sobre la gestión de calidad en la ejecución de la obra.
112. Documentos relacionados con la garantía y mantenimiento de la obra.
113. Gestión de cambios y modificaciones realizadas durante la ejecución de la obra.
114. Documentación sobre la gestión de los riesgos y contingencias relacionadas con la obra.
115. Documentación sobre la evaluación de impacto ambiental y social de la obra.
116. Documentación sobre la gestión de la comunicación y participación ciudadana.

Documentos de Carácter Legal, de Entregas Finales, del Expediente de Obra

117. Finiquito de obra y acta de entrega parcial.
118. Oficios de rescisión del contrato de obra.
119. Directorio de funcionarios que interviene en la obra.
120. Cédulas de seguridad e higiene en la obra.
121. Constancia de entrega de compromisos complementarios.
122. Cálculo del factor de arranque.
123. Programas utilizados para el cálculo del ajuste de costos o escalatorias y fechas de autorización.
124. Gestión de los documentos necesarios para la finalización de la obra.
125. Gestión de los documentos necesarios para la puesta en marcha de la obra.

Documentos de Auditorías del Expediente de Obra

126. Procedimientos y Resultados de auditoría, ya sean externas o internas.
127. Informes de inspecciones y auditorías realizadas durante la ejecución de la obra.

Cada empresa constructora tiene sus propios manuales de procesos y operación para los residentes de obra, sin embargo este listado te puede ayudar mucho para iniciar o tener una buena base, para ser un mejor residente o supervisor de obra.

Es importante que consideres que está lista, es una recomendación general de documentos, que deberían estar en un expediente técnico y administrativo, pero puede variar dependiendo de la ley y regulaciones aplicables, del tamaño y complejidad del proyecto y del país o región donde se esté construyendo.

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